🗂️🤖 El truco que usan los profesionales más productivos con IA: Proyectos, archivos y una estrategia de tres herramientas
Tu cerebro no debería recordar lo que ya sabe la IA. El problema es que la mayoría la usa mal: como un buscador glorificado, sin memoria, sin contexto, empezando de cero cada vez.
Imagina que cada vez que llegas a la oficina tuvieras que presentarte a tus compañeros, explicar en qué empresa trabajas y recordarles qué proyecto tienes entre manos.
Absurdo, ¿verdad? Pues eso es exactamente lo que hace la mayoría cuando usa Claude, ChatGPT o Gemini: empieza una conversación nueva, pega contexto desde cero y espera que la IA entienda.
Hay una forma mejor. Y no es ningún secreto técnico: es usar las funciones que ya tienes delante.
🎯 El problema real: la IA sin memoria es un becario sin briefing
Cada conversación nueva es un lienzo en blanco. La IA no sabe quién eres, en qué empresa trabajas, cuál es tu tono habitual, ni qué has hecho hasta ahora.
El resultado: inviertes el 30% de cada sesión explicando contexto que ya explicaste ayer. Y anteayer.
La solución existe desde hace tiempo en las tres grandes plataformas. Se llama de formas distintas: Proyectos en Claude y ChatGPT, Notebooks en Gemini. Pero la idea es la misma: un espacio persistente donde la IA ya sabe quién eres y qué estás haciendo.
Una alumna de nuestro bootcamp, nos contó que tardaba 20 minutos en empezar a funcionar a ChatGPT antes de poder pedirle algo útil para sus campañas. Desde que configuró un Proyecto específico para cada cliente, ese tiempo bajó a cero.
🔗 Las tres plataformas: qué tiene cada una y para qué sirve
Antes de ver cómo organizarlas, necesitas saber con qué juegas.
Claude (Anthropic) — Proyectos
Los Proyectos de Claude son espacios persistentes donde puedes subir archivos (PDFs, documentos, webs), escribir instrucciones personalizadas y mantener historial de conversaciones relacionadas. El contexto es enorme: 200.000 tokens, lo que equivale a un libro entero.
Ideal para: análisis de documentos largos, redacción con estilo consistente, tareas que requieren razonamiento profundo.
Puedes subir tu manual de marca, el informe anual de tu empresa, o las transcripciones de tus reuniones y pedirle que trabaje desde ahí.
ChatGPT (OpenAI) — Proyectos
ChatGPT lanzó sus Proyectos en diciembre de 2024 y ya son accesibles en todos los planes (incluso gratuito, con límites). Cada proyecto tiene su propio espacio de archivos, instrucciones personalizadas y memoria. Los usuarios de Plus pueden subir hasta 25 archivos por proyecto.
Ideal para: generación de contenido variado, código, imágenes con DALL·E, y flujos de trabajo que mezclan texto con visual.
Gemini (Google) — Notebooks
En abril de 2026, Google lanzó Notebooks en Gemini: espacios de proyecto que se sincronizan automáticamente con NotebookLM. La ventaja diferencial es la integración nativa con Google Workspace: tu Gmail, Drive, Docs y Calendar pueden estar directamente conectados.
Ideal para: profesionales que viven en el ecosistema Google, análisis de datos de negocio, resúmenes de reuniones de Meet.
🧠 La estrategia de los tres carriles
No necesitas elegir una sola herramienta. Los profesionales más avanzados usan las tres con un criterio claro: cada IA tiene su carril.
Aquí va la estrategia que funciona:
Carril 1 — Claude para pensar Todo lo que requiere análisis profundo, documentos largos, redacción de calidad o razonamiento complejo. Aquí metes los documentos importantes del proyecto y dejas que Claude los conozca.
Carril 2 — ChatGPT para producir Copys rápidos, variaciones de contenido, código, imágenes. Cuando necesitas volumen o mezclar formatos, ChatGPT tiene el ecosistema más completo.
Carril 3 — Gemini para integrar Si tu trabajo pasa por Google Workspace, Gemini es el que puede leer tu calendario, conectar con tu Drive y generar resúmenes de reuniones sin que tú hagas nada. Es el pegamento entre tu flujo de trabajo y la IA.
Un consultor de estrategia que conocemos lo resume así: “Claude es mi analista, ChatGPT es mi diseñador gráfico y copy, y Gemini es mi asistente de oficina.”
🧪 Cómo configurar un Proyecto que realmente funcione
El error más común es crear un Proyecto y no configurar las instrucciones. Es como contratar a alguien y no darle un briefing.
Aquí va un prompt de instrucciones que puedes adaptar y pegar en cualquiera de las tres plataformas:
Eres mi asistente editorial para [nombre del proyecto o empresa]. Mi rol es [tu cargo]. Mi audiencia es [descripción de tu público]. El tono que uso es [cercano/formal/técnico]. Siempre que te pida contenido, mantén ese tono. Cuando analices documentos, dame primero un resumen ejecutivo de 3 puntos antes de entrar en detalle. Nunca me pidas confirmación antes de responder, ve directo al grano.
Y si trabajas en comunicación o marketing:
Tengo adjunto el manual de marca de [empresa]. Cada vez que generes contenido, verifica que cumple con las guías de estilo del documento. Si detectas alguna inconsistencia con la marca, señálala antes de presentar el resultado.
🚀 Cómo replicarlo hoy
Elige tu plataforma principal según el ecosistema en que trabajas: Google → Gemini, Microsoft → ChatGPT, análisis profundo → Claude.
Crea un Proyecto para cada área de trabajo: un proyecto por cliente, por área de negocio o por tipo de tarea. No mezcles.
Sube los documentos clave: briefings, manuales de marca, informes de referencia, plantillas que usas habitualmente.
Escribe las instrucciones del proyecto: quién eres, qué hace tu empresa, qué tono usar, qué no hacer.
Añade a las otras dos IAs en sus carriles: configura un proyecto paralelo en Claude o ChatGPT para las tareas que le corresponden a cada una.
Revísalo cada mes: actualiza los archivos cuando cambien los proyectos, el tono o los objetivos.
No necesitas ser un experto en IA. Necesitas saber qué hace cada herramienta y darle el contexto correcto.
❓ Preguntas frecuentes
¿Tengo que pagar para usar los Proyectos?
En ChatGPT y Gemini hay funciones básicas disponibles en el plan gratuito, con límites en el número de archivos. Claude requiere plan Pro para acceder a Proyectos completos. Si usas la IA para tu trabajo, la suscripción se amortiza en pocas sesiones.
¿Sustituye esto a tener un sistema de gestión de proyectos?
No. Cambia la forma en que le das contexto a la IA sobre tu trabajo, no cómo gestionas tareas o equipos. Úsalo junto a tu herramienta de gestión habitual, no en lugar de ella.
¿Mis archivos están seguros en la plataforma?
Las tres plataformas tienen políticas de privacidad claras. Si trabajas con información muy sensible (datos personales, secretos comerciales), revisa las condiciones antes de subir documentos. En entornos corporativos, existen versiones de equipo o enterprise con mayor control.
¿Qué pasa si uso solo una de las tres?
Funciona igualmente. La estrategia de tres carriles es para quienes ya tienen las suscripciones activas. Si empiezas, elige una, configúrala bien y dominala antes de añadir más herramientas.
¿Qué otras herramientas hacen algo similar?
Microsoft Copilot tiene integración con Teams, Outlook y el ecosistema 365. Notion AI tiene memoria dentro del propio Notion. Para casos muy específicos, también están Perplexity (búsqueda) y sistemas como OpenAI API con memoria personalizada.
📌 En resumen
La IA más potente no es la que tiene el modelo más avanzado. Es la que conoce tu trabajo.
Los Proyectos, Notebooks y archivos de Claude, ChatGPT y Gemini son la forma más rápida de pasar de “IA genérica” a “asistente que entiende tu contexto”. Configurarlo bien te lleva una hora. El tiempo que te ahorra, el resto del año.
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¿Qué herramienta quieres que cubramos la próxima semana?
🔵 NotebookLM a fondo: el poder real de los cuadernos de Google
🟠 Memoria en ChatGPT: cómo hacer que recuerde quién eres
🟣 Claude Projects para equipos: cómo compartir contexto con tu equipo
Para los tiempos que estamos transitando, este tipo de información es básica y necesaria.
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