Casi 9 de cada 10 empleados ya usan IA. Solo 1 de cada 20 la usa de forma avanzada. Esta guía te ayuda a ver en qué nivel estás y qué hacer esta semana para subir al siguiente.
La brecha ya no es de acceso. Es de método.
Qué es y por qué ahora
La encuesta Trabajo Reimaginado de EY de 2026 (15.000 empleados y 1.500 empleadores de 29 países) concluye que el 88 % de los empleados usa IA en su trabajo, sobre todo para tareas básicas como buscar y resumir. Solo el 5 % la usa de forma avanzada. Quienes superan las 81 horas de formación al año ahorran de media 14 horas semanales, frente a una mediana de ocho.
El informe de EY y enClave de Personas sobre España recoge estas cifras y añade que solo el 12 % recibe más de 80 horas anuales de formación.
Las empresas van más despacio: según el INE (22 de octubre), el 33,6 % de las de 10 o más empleados usó IA en el primer trimestre de 2026. No son cifras comparables (empresas frente a personas, España frente a 29 países), pero cuentan lo mismo: las personas van por delante de las organizaciones.
Los cuatro niveles
Este marco es nuestro, no de EY. Está basado en los marcos formativos de IA y educación y adaptado a cualquier ámbito profesional. Lo usamos en formación para que cada persona sepa dónde está y qué paso le toca, también las organizaciones (para las que hay un nivel más). Los ejemplos por rol son ilustrativos.
Nivel 1: Explorar
Usas la IA para preguntar, resumir o corregir. Cada conversación empieza de cero. No guardas nada de lo que te funciona.
Docente: pide ideas para una clase o la explicación de un concepto.
Recursos Humanos: resume un currículum o reescribe una oferta de empleo.
Marketing: genera titulares sueltos o corrige un texto.
Administración y finanzas: pide que le expliquen una fórmula o resuman un contrato.
Nivel 2: Usar con método
Das contexto, rol y formato. Iteras y guardas los prompts que funcionan. Ya ahorras tiempo, pero cada tarea sigue siendo manual.
Docente: prepara una rúbrica indicando el nivel del grupo, los criterios y el formato.
Recursos Humanos: redacta feedback de evaluación con una estructura fija y el tono de su empresa.
Marketing: monta un calendario editorial con público, tono y canal definidos.
Administración y finanzas: pide un análisis de desviaciones con instrucciones claras y revisa las cifras una a una.
Nivel 3: Sistematizar
Conviertes lo que funciona en activos reutilizables: proyectos, skills, asistentes con instrucciones fijas, plantillas y acceso a tus documentos. Tu equipo los usa.
Docente: un proyecto con el currículo, los criterios de evaluación y un banco de actividades para generar materiales.
Recursos Humanos: un asistente de incorporación con el manual interno que responde las dudas de los nuevos.
Marketing: un proyecto con la guía de marca, el tono y ejemplos que produce borradores con la voz de la marca.
Administración y finanzas: un flujo que lee facturas, extrae los datos y prepara el borrador de conciliación con revisión humana.
Nivel 4: Rediseñar
Combinas asistentes, agentes y herramientas corporativas. Mides las horas ahorradas y rediseñas el proceso entero, con normas claras sobre datos. Enseñas a otros.
Docente: itinerarios adaptados por grupo, con una política de uso de IA acordada en el centro.
Recursos Humanos: un proceso de selección con agentes en las fases repetitivas y supervisión humana en toda decisión sobre personas.
Marketing: un ciclo de campaña con investigación, variantes y análisis automatizados y medido con métricas.
Administración y finanzas: un cierre mensual en el que los agentes preparan, concilian y señalan anomalías, y el equipo valida.
El salto decisivo es el del nivel 2 al 3: exige dejar de improvisar y diseñar el proceso. En PARATODOSIA trabajamos ese salto con equipos y con particulares, con formación en usos profesionales de la IA generativa adaptada a cada rol. Si eres docente, también tenemos un curso online de educación e IA con McGraw-Hill.
Paso a paso: sube un nivel en dos semanas
1. Sitúate
Describe cómo usas la IA en una semana normal y pide un diagnóstico con evidencias.
Actúa como formador en IA para profesionales. Quiero saber en qué nivel de uso estoy. Estos son los cuatro niveles: 1) Explorar: uso la IA para preguntas sueltas, resumir o corregir, y cada chat empieza de cero. 2) Usar con método: doy contexto, rol y formato, y guardo los prompts que funcionan. 3) Sistematizar: tengo proyectos, asistentes o plantillas reutilizables y los usa mi equipo. 4) Rediseñar: combino asistentes, agentes y herramientas corporativas, mido horas ahorradas y rediseño procesos. Mi puesto es [PUESTO] en [SECTOR]. Así uso la IA en una semana normal: [DESCRIBE TUS USOS CON EJEMPLOS]. Dime en qué nivel estoy y por qué, qué partes de mi descripción apoyan tu diagnóstico, qué me falta para el siguiente nivel y tres acciones concretas para esta semana. Si mi descripción no basta para decidir, hazme hasta tres preguntas antes de responder.
2. Elige una tarea
Escoge la tarea que repites más y que menos riesgo tiene si hay un error. Cronometra cuánto tardas hoy en hacerla: será tu punto de partida.
Mi puesto es [PUESTO]. Estas son las tareas que repito cada semana, con el tiempo aproximado que me lleva cada una: [LISTA]. Ordénalas según lo que ganaría al pasar de un uso puntual de la IA a un proceso reutilizable, con tres criterios: frecuencia, tiempo que me lleva y riesgo si hay un error. Elige la mejor candidata, explica en dos líneas por qué y dime qué información debo darle a la IA para que funcione bien (documentos, ejemplos, criterios de calidad). Si alguna tarea implica datos personales o confidenciales, márcala.
3. Conviértela en un proceso reutilizable
Crea un proyecto o un asistente (en ChatGPT, Claude o Gemini el nombre cambia, la idea es la misma) con instrucciones fijas. Pide a la IA que las escriba por ti.
Voy a crear un proyecto reutilizable para esta tarea: [TAREA]. Escribe las instrucciones que debo pegar en él. Incluye el rol que debe adoptar, el contexto de mi trabajo ([CONTEXTO]), los pasos que debe seguir, el formato exacto de salida, el tono, lo que no debe hacer nunca (por ejemplo, inventar datos o usar información personal) y cómo debe avisarme cuando le falte información. Termina con tres peticiones de ejemplo para probarlo.
4. Mide y comparte
Durante dos semanas, apunta en la ficha del final cuánto tardas con el proceso y qué tienes que corregir a mano. Ajusta las instrucciones una vez por semana. Al terminar, enseña el proyecto a un compañero: ese es el primer paso hacia el nivel 4.
Errores frecuentes
Saltar del nivel 1 al 4. Montar agentes sin haber sistematizado antes una sola tarea suele acabar en procesos que nadie usa. Sube de nivel en orden.
Confundir uso con nivel. Usar la IA todos los días no te hace avanzado. EY señala que la mayoría se queda en tareas básicas. Lo que cuenta es si lo que haces es reutilizable y medible.
No medir. Sin tiempos antes y después, el ahorro es una sensación. Y con datos de clientes o personas, define antes qué información no se pega nunca en una IA.
Plantilla para copiar
Cópiala en tus notas o en una hoja de cálculo y rellénala durante dos semanas.
FICHA DE SEGUIMIENTO
Tarea:
Nivel de partida (1-4):
Nivel objetivo en 30 días (1-4):
Tiempo que tardo hoy sin el proceso (min):
SEMANA 1 / SEMANA 2
- Veces que he hecho la tarea:
- Tiempo medio con el proceso (min):
- Calidad del resultado (1-5):
- Qué he tenido que corregir a mano:
- Ajuste que haré en las instrucciones:
AL CERRAR EL MES
- Horas ahorradas en total:
- Con quién lo comparto:
- Siguiente tarea para convertir en proceso:Preguntas frecuentes
¿Estos niveles son un estándar oficial?
No. Es el marco que usamos en nuestras formaciones, inspirado en las conclusiones de EY. No es una norma ni una certificación.
¿Necesito una herramienta concreta?
No. Los niveles 1 a 3 se pueden trabajar con ChatGPT, Claude, Gemini o la herramienta que tu empresa haya autorizado. El nivel 4 sí requiere decisiones de organización: datos, herramientas y normas de uso.
¿Hay que llegar a 80 horas de formación para notar el cambio?
No hay un número mágico. EY señala ese umbral como media de una encuesta, no como promesa. Empieza por una tarea y por medirla.
¿En qué nivel te has situado y qué tarea vas a convertir en proceso reutilizable? Cuéntanoslo en comentarios.
Me pregunto si el nivel 4 es un nivel de la persona o de la organización. En el ejemplo del cierre mensual, quien decide que los agentes concilien y el equipo valide no es cada contable, sino quien responde del cierre. Alguien puede llegar solo al nivel 3; el 4 necesita que el responsable del proceso acepte cambiarlo. Eso explicaría que muchas personas con método se queden en el 3.